Situazione di partenza: dal 1o gennaio 2022, tutti i fornitori di prestazioni del settore sanitario sono obbligati per legge a inviare agli assicurati, senza che questi ne facciano richiesta, una copia (in formato elettronico) della loro fattura nell’ambito delle misure di contenimento dei costi dell’assicurazione obbligatoria delle cure medico-sanitarie (AOMS). All’inizio del 2023, un gruppo di lavoro di IG eHealth ha intervistato i fornitori svizzeri di prestazioni sanitarie in merito a questo nuovo obbligo nonché alla digitalizzazione. Tre aziende, coinvolte in modi differenti in questo processo, hanno partecipato in modo significativo a questa indagine: MediData SA come fornitore di una soluzione digitale per la spedizione delle copie delle fatture, Indema AG come società di consulenza specializzata nel settore sanitario e Synlab come fornitore di servizi di diagnostica.

Risultati incoraggianti, ma...
Circa 180 fornitori di prestazioni provenienti da tutta la Svizzera e da vari settori, come ambulatori, ospedali, laboratori o terapisti liberi professionisti, hanno partecipato a questo sondaggio condotto in formato elettronico, che ha portato alla luce risultati sorprendenti. L’aspetto positivo innanzitutto: la maggior parte dei requisiti legali è stata implementata. I fornitori di prestazioni e gli intermediari intravedono tuttavia ancora un grande potenziale di miglioramento. Altri risultati del sondaggio:

• Soddisfazione
  Alla domanda se la soluzione attuale fosse soddisfacente, solo poco meno della metà degli intervistati ha risposto affermativamente (46%). I principali svantaggi citati sono stati soprattutto il dispendio di tempo, i costi per la preparazione della copia della fattura e la gestione tecnica. Le risposte pervenute suggeriscono, inoltre, che molti fornitori di prestazioni mettono fondamentalmente in discussione l’obbligo di spedire una copia della fattura, da un lato, e dubitano dell’efficacia di questa misura – un effetto frenante sull’andamento dei costi – dall’altro.

• Dispendio di tempo
  È emerso che organizzazioni importanti sono state in grado di automatizzare i propri processi in modo significativo. I fornitori di prestazioni con il volume di fatture più basso (0–500 fatture/mese) hanno stimato il carico di lavoro più elevato con una media di 2,7 minuti per la creazione e la spedizione di una copia. I fornitori di prestazioni con un volume di fatture mensili compreso tra 5000 e 10 000 copie hanno invece impiegato solo 0,2 minuti per copia. Tutti hanno tuttavia riscontrato che è particolarmente dispendioso in termini di tempo elaborare le richieste dei pazienti che non sono ancora stati informati sull’obbligo in questione.
   
• Ottenere le dichiarazioni di consenso
  A differenza della copia cartacea di una fattura, la copia elettronica non può essere inviata senza il consenso del paziente. Poco più della metà (58%) degli intervistati ottiene questo consenso per iscritto e con una firma. Sorprende il fatto che circa il 22% di tutti i fornitori di prestazioni sanitarie abbia dichiarato di non ottenere alcun consenso dai pazienti, mentre un altro 19% lo ottiene solo verbalmente.
   
• Costi
  Tutti sono d’accordo su un punto: per i fornitori di prestazioni l’obbligo di inviare la copia della fattura è un fattore di costo aggiuntivo senza alcuna motivazione comprensibile. Molti partecipanti al sondaggio hanno pertanto valutato anche negativamente i costi per la spedizione della copia della fattura, a prescindere che vengano inviate per posta o in formato elettronico.

Valutazione delle aziende coinvolte – fornitore di sistemi MediData SA
L’azienda MediData SA offre una buona soluzione per la spedizione elettronica della copia della fattura. Con il suo portale pazienti, l’azienda è leader nella spedizione delle copie digitali delle fatture e nel primo anno di attività dopo l’introduzione del servizio ha inviato ai pazienti 1,9 milioni di copie delle fatture in modalità crittografata. Affinché la spedizione vada a buon fine, sono necessari obbligatoriamente un indirizzo e-mail e un numero di cellulare per via della cosiddetta autenticazione a due fattori. Inizialmente questo ha causato molta irritazione, soprattutto tra i pazienti più anziani. Col passare del tempo le persone si sono però abituate.

Il risultato di questo sondaggio offre tuttavia molti spunti di riflessione per MediData. Nel portale pazienti si cela un grande potenziale. Si sta lavorando per ottimizzare continuamente la fornitura delle copie delle fatture, anche se i fornitori di prestazioni collegati alla Rete MediData approfittano già ora di prezzi significativamente inferiori rispetto alla costosa spedizione postale. Sussiste pur sempre un punto dolente: TARMED. Questa complessa tipologia di fattura è difficile da capire per molti pazienti, che spesso non controllano nemmeno la propria fattura per una serie di motivi. È quindi molto probabile che questi documenti di fatturazione spesso non vengano nemmeno letti nel portale pazienti o finiscano direttamente nel cestino.

Valutazione delle aziende coinvolte – esperti di eHealth Indema AG
La società di consulenza Indema AG assiste i clienti degli ospedali, anche per quanto riguarda l’invio elettronico delle copie delle fatture. Nonostante le buone soluzioni digitali, la stragrande maggioranza degli ospedali invia ancora le copie delle loro fatture per posta, il che equivale a una somma a sei cifre all’anno per un ospedale di medie dimensioni. Il motivo è legato al fatto che l’implementazione tecnica e organizzativa è ancora troppo complessa per molti ospedali.

Ciò che in origine doveva servire a ridurre i costi, oggi genera un notevole onere aggiuntivo, che in alcuni casi richiede addirittura l’assunzione di più personale. Mentre quasi nessuno segnala prestazioni non correttamente fatturate, sono sempre più numerose le segnalazioni di pazienti che hanno bisogno di assistenza tecnica o che non sanno affatto perché ricevono una copia della fattura.

Valutazione delle aziende coinvolte – fornitore di servizi di diagnostica Synlab
Dopo le difficoltà iniziali, la spedizione della copia della fattura fa ormai parte dell’attività quotidiana anche nel settore diagnostico, ma dal punto di vista dei responsabili dei laboratori è una pratica del tutto sconosciuta per i pazienti. Anche a distanza di mesi dalla sua introduzione, questa procedura continua a causare una notevole incertezza tra i pazienti. Il numero di richieste è aumentato vertiginosamente, soprattutto per motivi tecnici. Questo causa spesso malcontento fra tutti i soggetti coinvolti.

Un altro punto negativo è che non esiste una soluzione globale. Durante un ricovero in ospedale i pazienti ricevono spesso tre o più accessi digitali per accedere ai propri dati. Se il trattamento avviene oltre i confini cantonali, questo numero può aumentare ulteriormente. Sebbene questo permetta ai pazienti di accedere a tutti i dettagli e di controllare la fatturazione per identificare eventuali errori, di solito si arrendono di fronte all’eterogeneità dei servizi offerti nonché a una user experience a volte molto complessa.

Conclusione
Il sondaggio dimostra che la spedizione della copia della fattura non è una misura adeguata per ridurre i costi. Sebbene la maggior parte dei fornitori di prestazioni del settore sanitario adempia agli obblighi di legge, è costretta però a dedicare in media circa 80 secondi all’elaborazione della copia di una fattura e deve quindi far fronte a maggiori oneri amministrativi. In alcuni casi un’implementazione digitale non è persino (ancora) possibile. Sussiste ancora molta incertezza da parte dei pazienti. Inoltre, non viene quasi sfruttata l’opportunità di controllare accuratamente le fatture. 

Resta quindi da sperare che i responsabili analizzino la situazione attuale in modo critico e adottino al più presto misure adeguate per riavvicinarsi un po’ di più all’obiettivo originario del contenimento dei costi.

Il sondaggio di IG eHealth (in tedesco)