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03.03.2021

Die neue QR-Rechnung: das sollten Unternehmen wissen

Im Juni 2020 eingeführt, ab Oktober 2022 obligatorisch: die QR-Rechnung. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wesentliche und Wissenswerte zu dieser (kleinen) Revolution des Schweizer Zahlungsverkehrs.

Im Juni 2020 wurde schweizweit der neue Einzahlungsschein mit dem QR-Code eingeführt. Was auf den ersten Blick wie ein nettes Gadget für die «Generation Smartphone» aussieht, ist in Wirklichkeit eine kleine Revolution und der Auftakt zur endgültigen Digitalisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs. 

Revolutionäre QR-Rechnung

Bisher haben Unternehmen ihre Rechnungen mit dem orangen Einzahlungsschein (ESR) verschickt. In dessen Referenznummer sind die zentralen Angaben zur Einzahlung codiert: Kundennummer, Rechnungsnummer und Datum sowie andere für den Rechnungssteller wichtige Informationen. Damit diese Angaben nach der Einzahlung auch tatsächlich den Rechnungssteller erreichen, braucht’s einen BESR – einen Bank-EinzahlungsSchein mit Referenznummer. Den muss man allerdings vorab bei der Bank oder der Post bestellen. Vereine und Private nutzen deshalb meistens den roten Einzahlungsschein, auf dem Angaben zu Zahlungszweck und Rechnungsempfänger usw. handschriftlich gemacht werden können. Die neue QR-Rechnung ersetzt gleich alle beide. Und was noch wichtiger ist: Ab sofort müssen wir das Papier nicht mehr bei der Bank oder Post bestellen, sondern dürfen den Einzahlungsschein selber drucken – Perforierung wie beim alten Einzahlungsschein müssen aber trotzdem vorhanden sein. 

Was Rechnungssteller über die QR-Rechnung wissen sollten

Die QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz wird den heutigen orangen Einzahlungsschein vollständig ablösen. Die QR-IBAN gibt’s von der Bank, die QR-Referenz ist identisch mit der bisherigen BESR-Referenz. Allerdings stehen den Benutzern nun einige Ziffern mehr zur Verfügung als bisher.

Wer lediglich den roten Einzahlungsschein nutzt, verwendet neu die QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz. Das Feld «Zahlungszweck» heisst jetzt «Zusätzliche Informationen» und – Achtung – Handschriftliches ist nur noch für bestimmte Angaben erlaubt. Nun ja, schliesslich leben wir in einer digitalen Welt …

Mit der QR-Rechnung sind alle bisherigen Einzahlungsmethoden möglich: Daten im E-Banking eintippen, am Postschalter einzahlen oder Zahlungsanweisung. Darüber hinaus kann man jetzt auch mit dem Smartphone oder einem Scanner den QR-Code einlesen und – pling! – schon ist alles Notwendige im E-Banking am richtigen Platz. Neben den bisherigen Daten kann der QR-Code auch zusätzliche Informationen wie Zahlungszweck, Kundenreferenz usw. enthalten.

Technische Tipps für QR-Geeks

Damit Detailangaben des Freitext-Feldes «Zusätzliche Informationen» vom Rechnungsempfänger automatisch in das Buchhaltungssystem eingelesen werden können, hat die SWICO eine allgemein verbindliche Syntax für das Codieren dieser Informationen herausgegeben. https://www.swico.ch/media/filer_public/20/76/2076a19a-a017-438a-bc9a-73b1a5980d00/v2_qr-bill-s1-syntax-de.pdf

Gestaltungs-Richtlinien für selber generierte QR-Rechnungen finden Sie hier: www.PaymentStandards.CH

Noch leichter geht’s natürlich mit einer QR-Code-Software, wie zum Beispiel dieser hier: https://qr-rechnung.net/.

Lieber eine andere Software? Kein Problem. Zur Liste mit verschiedenen QR-Generatoren geht’s hier entlang: https://www.paymentstandards.ch/de/home/readiness/generators.html.

Eine gute Anlaufstelle für sämtliche technische Fragen rund um die QR-Rechnung: https://www.paymentstandards.ch/de/home/companies.html

Für Ihre PatientInnen ist die QR-Rechnung eine gute Sache

Ihre Patienten und Patientinnen werden die QR-Rechnung zu schätzen lernen, denn dank ihr muss niemand mehr Referenznummern abtippen. Heutzutage bietet jede Schweizer Bank die Möglichkeit, QR-Rechnungen bequem mit dem Handy einzulesen (Mobile Banking App). 

MediData ist bereit

Verschiedene Softwarehäuser sind bereits dabei, die QR-Rechnung zu implementieren. Solange diese jedoch noch nicht obligatorisch ist (erst ab Oktober 2022), haben Sie die Wahl, ob Sie den altbekannten Einzahlungsschein oder bereits die neue QR-Rechnung verwenden möchten. Voraussetzung für die QR-Rechnung ist der Standard XML 4.5. Dieser ist auch für kommende Neuerungen wie z. B. die Patienten-App obligatorisch, dank der eine elektronische Zustellung von Rechnung oder Patientenkopie an die Patientinnen und Patienten möglich sein wird. Die elektronische Weiterverarbeitung wird also spürbar vereinfacht. Ob und bis wann XML 4.5 in Ihrer Software implementiert ist, darüber kann Ihnen Ihr Softwarehaus Auskunft geben. Wir von MediData sind selbstverständlich bereit für die Zukunft und verarbeiten bereits heute jede Menge QR-Rechnungen.

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