FAQ
Nous répondons ici aux questions les plus courantes concernant le réseau MediData et nos produits.
Réseau MediData
Questions relatives au réseau MediData
Que dois-je faire pour avoir accès au réseau?
Vous pouvez vous informer ici sur le raccordement au réseau.
Quels sont les avantages du réseau MediData?
- Les meilleurs standards de sécurité.
- Une technique moderne de codification garantit une sécurité maximale.
- La fonction signature des documents protège de la fraude.
- La lecture de certificats n’est plus nécessaire, de même que la mémorisation de nombreux mots de passe.
- Mises à jour automatiques: vous n’êtes pas obligé·e de vous occuper de la sécurité de la MediData Box, nous nous en chargeons pour vous.
- Accès à de nouveaux produits tel que le recouvrement, la vérification de solvabilité, le portail patients pour le transfert de factures en tiers Garant et de copies patients.
Pourquoi le réseau MediData existe-t-il? Pourquoi un réseau et non une simple connexion?
Un réseau vous permet de vous connecter avec tous les assureurs maladie et un grand nombre d’autres acteurs du système de la santé publique.
Le réseau MediData possède la plus large couverture avec plus de 10 000 médecins, 95 % des hôpitaux, 86 % des laboratoires, 98 % des pharmacies, tous les assureurs-maladie et bon nombre d’autres acteurs.
Quels frais cela engendre-t-il pour moi?
Veuillez consulter les frais sur la fiche de produit du raccordement au réseau MediData.
Pourquoi dois-je à présent payer pour une prestation qui était gratuite auparavant? Pourquoi le raccordement au réseau MediData est-il à présent lié à des frais mensuels?
Avec ces frais, vous apportez votre contribution à l’exploitation du réseau MediData. En contrepartie, vous avez accès au plus grand réseau du système de santé publique et pouvez aménager vos processus de manière simple et sûre. Face à une menace grandissante, nous garantissons que les données qui vous [A1] ont été confiées sont protégées, aujourd’hui comme demain!
Pourquoi les coûts (box, abonnement) sont-ils si élevés?
Les frais d’abonnement varient selon le type d’utilisation. Pour une utilisation limitée, vous devez simplement vous acquitter d’un faible tarif de base pour l’abonnement et l’infrastructure. La MediData Box correspond à un miniordinateur dont nous améliorons le fonctionnement en permanence.
Combien de temps le réseau MediData restera-t-il actuel?
Le réseau MediData est développé en permanence et maintenu à la pointe du progrès. Des mises à jour à distance permettent de maintenir le logiciel à l’avant-garde de la technique.
Quels produits ou prestations puis-je me procurer?
Vous disposez des produits suivants sur le réseau MediData:
Comment fonctionne l’échange?
Les données sont transférées de manière protégée au réseau MediData. L’échange de données a lieu directement dans votre programme habituel (système d’information du cabinet).
Y a-t-il des GLN fictifs dans le réseau MediData ?
Dans le réseau MediData, MediData ne créera un GLN fictif pour les client·e·s que dans le cas d’utilisation de la part de [A1] «personnes physiques» qui ont plusieurs sites, par exemple des médecins.
De quel raccordement à Internet ai-je besoin pour participer au réseau MediData ?
Un abonnement Internet classique pour le réseau fibre optique ou cuivre suffit.
Quand ont lieu les mises à jour? Y a-t-il une fenêtre de maintenance?
Il n’existe actuellement aucune fenêtre de maintenance définie de manière fixe. Toute éventuelle interruption sera néanmoins annoncée à l’avance et ne dure en général que quelques heures. Grâce à la capacité des client·e·s à travailler hors ligne, les interruptions côté serveur ne représentent aucun problème. Dès que la connexion est rétablie, les données peuvent être transmises ultérieurement.
Produits
Questions relatives aux produits
Raccordement au réseau: quelles sont les conditions requises?
Votre siège social doit être situé en Suisse ou dans la principauté du Liechtenstein.
Décompte des prestations: les 500 transmissions gratuites par mois sont-elles reportées au mois suivant?
Non.
Décompte des prestations: le libre choix du système de décompte est-il conforme aux dispositions légales?
Oui. Les deux parties contractuelles, c’est-à-dire la Conférence des sociétés cantonales de médecine (CCM) et santésuisse, ont convenu en octobre 2006 que le libre choix du système de décompte devait figurer dans les contrats cantonaux d’adhésion à la convention-cadre Tarmed. Les contrats cantonaux d’adhésion sont donc conformes à la loi suisse sur l’assurance-maladie (LAMal). L’interdiction d’un mode de décompte précis par un contrat cantonal d’adhésion serait contraire au droit public qui lui est supérieur, et donc irrecevable.
Décompte des prestations: cette option permettant aux patient·e·s de décider eux-mêmes du système de décompte n’est-elle pas synonyme de davantage de travail?
Non. Le choix du mode de décompte peut être sélectionné par le biais du logiciel, en appuyant simplement sur un bouton. Il est donc également possible, sans grande charge de travail, de continuer à procéder à un décompte indirect de certaines prestations lorsqu’un patient ou une patiente ne désire pas que la facture soit transmise automatiquement à l’assurance-maladie.
Vérification de solvabilité: sur quelles personnes la consultation des données peut-elle porter?
La consultation peut porter uniquement sur des personnes domiciliées en Suisse ou au Liechtenstein. Notre produit ne permet pas la consultation de données d’entreprises.
Vérification de solvabilité: la vérification de solvabilité est-elle légale?
Bien entendu, la loi suisse sur la protection des données s’applique lors de l’utilisation du produit Vérification de solvabilité. Elle règle clairement la manière dont les informations sont collectées et traitées. Le fournisseur de prestations doit nécessairement fournir un justificatif de son intérêt (par ex. formulaire d’inscription du patient ou de la patiente ou facture au patient concerné ou à la patiente concernée). Ce justificatif physique doit être conservé pendant deux ans lors d’éventuels contrôles aléatoires.
Vérification de solvabilité: que se passe-t-il si le client ou la cliente conteste le résultat?
Dans de tels cas, le service d’assistance de notre partenaire est à la disposition du patient ou de la patiente. Celui-ci ou celle-ci contribue à vérifier plus précisément les informations.
Vous pouvez contacter notre partenaire ici : https://www.crif.ch/fr/
Recouvrement: quelles sont les conditions requises?
L’utilisation du service de recouvrement exige de répondre aux conditions suivantes:
- L’utilisation de ce produit requiert un raccordement au réseau MediData et l’abonnement au produit Décompte de prestations.
- Votre logiciel d’exploitation doit avoir intégré l’interface avec le réseau MediData.
- Vous êtes un prestataire ou êtes mandaté·e par un prestataire.
- Le siège principal de votre entreprise se trouve en Suisse.
- Les factures TG que vous délivrez correspondent au standard XML 4.3 conformément au Forum Datenaustausch ou à un standard supérieur.
Recouvrement: puis-je annuler les cas de recouvrement déjà transmis?
Oui, cela est possible à tout moment. Des frais peuvent déjà avoir été engagés au moment de l’annulation. Dans votre intérêt, nous vous recommandons donc de ne pas procéder à des annulations.
Recouvrement: qui se charge du recouvrement?
MediData collabore avec l’entreprise de recouvrement Infoscore AG. Infoscore est une filiale du groupe Bertelsmann et figure parmi les plus grands prestataires de services financiers intégrateurs d’Europe.
eBill: avec quels opérateurs travaille MediData?
MediData est partenaire de réseau officiel de la plate-forme eBill. Les factures peuvent être envoyées dans le système bancaire en ligne des banques suisses ou l’E-Finance de La Poste.
Copies de factures aux patient·e·s
Comment puis-je remettre efficacement des copies de factures à mes patient·e·s?
Envoyez les copies de factures, tout comme les factures TG, directement depuis le logiciel de votre cabinet. Quelques clics suffisent pour que vos patient·e·s les reçoivent par courrier postal ou par voie électronique.
Comment m’inscrire à la prestation d’impression?
Abonnez-vous tout simplement au service d’impression sur le portail clients MediData (www.medidata.ch/online) avec l’option «Décompte avec le patient» et les sous-options souhaitées «Copie de patient» et «Facture».
Combien coûtent l’impression et l’envoi des copies de factures par courrier?
L’impression et l’envoi d’une facture, d’un rappel ou d’une copie de facture en envoi massif par courrier B coûtent CHF 1.20 (hors TVA) par transmission, le supplément pour le courrier A est de CHF 0.40 (hors TVA) par transmission.
La Poste Suisse augmente ses tarifs au 1er janvier 2024. Nos prestations sont également concernées par ces ajustements.
À partir de quand MediData disposera-t-elle d’une solution pour la transmission électronique des copies de factures?
À partir d’avril 2022, il est possible d’envoyer des copies de factures et des factures TG aux patient·e·s par e-mail. Et à partir de janvier 2023, également par eBill, avec déjà plus de 2,6 millions d’utilisateur·trice·s inscrit·e·s. MediData recherchera alors pour vous la voie de distribution la moins onéreuse pour chaque destinataire, en fonction des besoins.
Que coûte la transmission électronique des copies de factures?
L’envoi par e-mail est possible de deux manières: dans la version de base, l’envoi est gratuit pour vous.
Que puis-je faire dès maintenant pour pouvoir utiliser la transmission électronique des copies de factures?
Pour pouvoir transmettre à vos patient·e·s leurs factures par voie électronique, vous aurez besoin de leur adresse e-mail et de leur numéro de téléphone portable. Il se peut que votre application de branche doive encore être modifiée. Contactez donc à l’avance votre prestataire d’application de branche.
Pourquoi dois-je remettre une copie de facture à mes patient·e·s?
Le Conseil fédéral a décidé (amendement de la LAMal concernant les mesures visant à freiner la hausse des coûts – volet 1) que les prestataires sont tenus de remettre une copie de la facture à leurs patient·e·s à partir du 1er janvier 2022.
Portail patients
Questions sur le portail patient
Le Conseil fédéral a décidé (amendement de la LAMal concernant les mesures visant à freiner la hausse des coûts – volet 1), que les prestataires sont tenus de remettre une copie de la facture à leurs patient·e·s à partir du 1er janvier 2022.
MediData propose aux prestataires une solution simple et sûre pour envoyer des copies également par voie électronique. Nous répondons ici aux questions les plus fréquentes à ce sujet.
Comment fonctionne le portail patient ?
La copie de la facture ou la facture ne sont pas envoyées directement par e-mail aux patient·e·s, mais un e-mail contenant un lien vers un portail web est envoyé. Les patient·e·s cliquent ensuite sur le lien et doivent s’authentifier à l’aide d’un code SMS pour recevoir la copie de la facture. En revanche, il n’est pas nécessaire que les patient·e·s s’enregistrent au préalable auprès de MediData.
De quoi faut-il tenir compte pour pouvoir envoyer des documents par voie électronique via le portail patient?
Pour pouvoir envoyer des documents par voie électronique via le portail patient, les conditions suivantes doivent être remplies:
- Envoi XML 4.5.
- Votre fournisseur de logiciels a intégré la solution.
- Les paramètres pour l’envoi aux patient·e·s sont activés dans le portail clients MediData.
Les rappels peuvent-ils également être envoyés en Tiers garant via le portail patient?
Oui, il est également possible d’envoyer des rappels aux patient·e·s via le portail patient. Pour cela, il faut que le logiciel de votre cabinet médical soit correctement configuré.
Quelles sont les conditions techniques requises pour télécharger un document sur le portail patient?
- Navigateur Internet: Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox, Safari
- Lecteur PDF (p. ex. Adobe Acrobat)
- Version du navigateur officiellement supportée: la dernière version datant de moins d’un an.
- Les appareils mobiles et les PC/Mac sont tous deux pris en charge.
Quelles sont les fonctions supplémentaires que je reçois en exclusivité avec le portail patient Premium?
- Possibilité d’ajouter des remarques spécifiques aux client·e·s dans l’e-mail de notification, dans le portail patient et dans le PDF.
- Libre choix quant à l’envoi d’un document supplémentaire via Impression & Envoi et au bout de combien de jours.
- Possibilité d’apposer un logo personnalisé sur les factures Tiers garant.
- Notification en cas d’adresse e-mail erronée: vous recevez une notification lorsqu’une adresse e-mail n’est pas valable ou n’est pas joignable. Vous pouvez ainsi améliorer la qualité de vos données pour les envois futurs.
- Matériel marketing supplémentaire: par exemple, une vidéo explicative à afficher à l’écran à l’accueil ou dans la salle d’attente.
Comment MediData garantit-elle la protection des données ?
Pour recevoir un document, les patient·e·s sont donc authentifié·e·s de deux manières (e-mail et numéro de téléphone portable). Si le fournisseur de prestations se trompe dans l’adresse e-mail (p. ex. pierreexemple@mail.com au lieu de pierre.exemple@mail.com), le faux destinataire ne pourrait rien en faire tant qu’il ne dispose pas également du numéro de téléphone portable correspondant. Il ne pourrait en outre pas tirer de conclusions sur le véritable destinataire. La protection des données est ainsi garantie.
La communication avec les patient·e·s se fait-elle sous une forme codée?
La réception de la facture ou de la copie de la facture (PDF) se fait de manière cryptée (via une page HTTPS) et est donc conforme à la protection des données. L’e-mail envoyé aux patient·e·s n’est pas crypté. Comme l’e-mail lui-même ne contient qu’un lien, mais pas de données particulièrement sensibles, il est possible de l’envoyer sans le crypter. L’interception de cet e-mail ne permettrait pas à un pirate de remonter jusqu’aux patient·e·s. Sans accès simultané au téléphone portable des patient·e·s, un pirate n’est pas non plus en mesure de télécharger la facture ou la copie de la facture (PDF).
L’envoi d’une copie de facture par voie électronique nécessite-t-il le consentement de la patiente ou du patient?
Oui, tous les prestataires sont tenus de demander les consentements nécessaires à leurs patient·e·s. MediData ne le vérifie pas, mais part du principe que les prestataires n’envoient des documents qu’aux destinataires dont ils ont obtenu les consentements nécessaires.
Différents formats de numéros de téléphone portable sont-ils pris en charge ?
Oui, les mises en forme courantes peuvent être lues :
- avec +41 (par ex. +41781234567)
- avec 0041 (par ex. 0041781234567)
- sans +41 (par ex. 0791234567)
- avec ou sans espacement (p.ex. 0791234567 ou 079 123 45 67)
- autres mises en forme (par ex. 079/421.33.44 ou 079.444.33.55)
Le portail patient peut-il être utilisé par des patient·e·s disposant d’un numéro de téléphone portable étranger?
À présent, le portail patient permet également d’envoyer des documents à des patient·e·s disposant d’un numéro de téléphone mobile étranger (dans la mesure où il s’agit d’un numéro européen). Ceci est valable pour les deux options Basic et Premium. MediData assume les frais d’envoi du SMS. L’envoi à des numéros de téléphone mobiles étrangers ne génère aucun frais supplémentaires aux prestataires. Grâce à cette extension, MediData répond notamment au souhait des prestataires qui exercent dans les cantons frontaliers et traitent par exemple des patientes frontalières ou des patients frontaliers.
Est-il possible d’envoyer des documents par voie électronique à des tiers (p. ex. aux parents)?
Oui, c’est possible. Vous pouvez par exemple envoyer une copie de facture pour une patiente mineure à son père via le portail patient.
Merci de nous contacter
Nous vous assisterons avec plaisir
Contact
Tél: +41 41 368 23 23
Lun – Ven: 8 h 00 – 12 h 00 / 13 h 00 – 17 h 00
Fax: +41 41 368 23 33
E-mail: info@medidata.ch